Los costes de la logística ecommerce van más allá del precio de la entrega. La recepción de mercancía, el almacenamiento, la preparación de pedidos, los envíos y la gestión de devoluciones contribuyen a la factura final.
Para calcular tu presupuesto logístico, necesitas saber qué incluye cada tarifa, cómo se calcula y qué servicios requiere tu negocio. Este desglose te ayudará a comparar proveedores en condiciones equivalentes y a identificar dónde puedes controlar mejor tus costes.
¿Qué incluyen las tarifas de logística ecommerce?
Tu factura logística combina diferentes conceptos, cada uno con su propia forma de cálculo. Algunos dependen del stock almacenado; otros, del número de pedidos, los artículos preparados o los paquetes expedidos.
Costes de almacén: recepción, almacenamiento e inventarios
Los costes de almacén cubren dos actividades principales:
- Recepción de mercancía: entrada de productos, comprobación de las entregas, etiquetado cuando sea necesario y registro de las existencias en el sistema.
- Almacenamiento: espacio que ocupan tus productos durante un periodo determinado.
La recepción puede facturarse por palé, caja, artículo u hora de manipulación. El almacenamiento suele cobrarse por palé, cubeta, metro cúbico o ubicación, con una periodicidad diaria, semanal o mensual.
Comprueba tanto la unidad de facturación como el periodo aplicado. Una tarifa semanal por palé y una mensual por metro cúbico no pueden compararse sin tener en cuenta el espacio que ocupan realmente tus productos.
La rotación del stock también influye. Los productos que permanecen más tiempo en el almacén siguen generando costes, aunque produzcan pocas ventas.
Los inventarios y los recuentos adicionales pueden estar incluidos en el servicio o facturarse por separado.
Preparación de pedidos: picking, packing y personalización
La preparación de pedidos suele incluir la recogida de los productos de sus ubicaciones, la comprobación del pedido, el embalaje y la colocación de la etiqueta de envío.
El proveedor puede aplicar una tarifa base por pedido, un importe por artículo preparado o una combinación de ambos. Comprueba si el primer artículo está incluido y cómo se cobran las unidades adicionales o las distintas referencias.
Los materiales de embalaje, como cajas y elementos de protección, pueden estar incluidos o cobrarse aparte. También pueden añadirse servicios como:
- Incorporación de folletos, muestras o tarjetas de agradecimiento.
- Uso de embalaje de marca o envoltorio para regalo.
- Montaje de lotes de productos.
- Controles de calidad adicionales.
Un pedido con varios artículos o que requiere varios paquetes puede costar más de preparar. Compara los presupuestos utilizando tu perfil real de pedidos, sin asumir que todos contienen un único producto.
Transporte: expedición y entrega
El coste del transporte depende del peso, las dimensiones, el destino y la modalidad de entrega. Los servicios estándar, urgentes o en punto de recogida pueden tener tarifas y condiciones diferentes.
Comprueba cómo calcula el transportista el peso volumétrico. Según el servicio, el peso facturable puede depender del espacio que ocupa el paquete y no solo de su peso real. Un paquete ligero pero voluminoso puede resultar más caro de lo previsto.
Pueden aplicarse suplementos por combustible, paquetes fuera de medidas, temporadas de alta demanda, zonas de difícil acceso o intentos de entrega fallidos. Solicita el detalle de los recargos incluidos en el presupuesto y de los que se añaden posteriormente.
La manipulación para la expedición y la entrega por parte del transportista pueden aparecer como conceptos separados o formar parte de una tarifa conjunta. Confirma el desglose para evitar contabilizar dos veces el mismo servicio.
Devoluciones y asistencia logística
Una devolución implica más que transportar un paquete de vuelta al almacén. Hay que recibir el producto, revisar su estado y decidir si se repone, se reacondiciona o se retira. Después, es necesario actualizar las existencias.
La gestión suele cobrarse por pedido devuelto o por artículo. La etiqueta y el transporte de devolución pueden facturarse por separado.
Comprueba también si las consultas sobre entregas, las reclamaciones al transportista y otras tareas de asistencia logística están incluidas o requieren un servicio adicional.
Resumen de los principales costes logísticos
| Concepto | Forma habitual de facturación | Qué debes comprobar |
|---|---|---|
| Recepción | Por palé, caja, artículo u hora | Descarga, comprobaciones, etiquetado y ubicación del stock |
| Almacenamiento | Por palé, cubeta, metro cúbico o ubicación, durante un periodo definido | Cálculo del espacio, periodo de facturación y posibles recargos por baja rotación |
| Preparación de pedidos | Por pedido, artículo o una combinación | Primer artículo, unidades adicionales, embalaje y personalización |
| Expedición | Por paquete o pedido, si se factura por separado | Clasificación y entrega de los paquetes al transportista |
| Transporte | Por paquete, según peso, dimensiones, destino y servicio | Tarifas, suplementos, seguimiento y modalidades de entrega |
| Devoluciones | Por pedido devuelto, artículo u operación | Transporte de vuelta, inspección, reposición y retirada |
¿Por qué varían las tarifas de logística ecommerce?
Las diferencias entre proveedores rara vez se explican por un único concepto. Las características de los productos, el perfil de los pedidos, los procesos del almacén y la integración de los sistemas influyen en los recursos necesarios para gestionar tu operativa.
Tus productos y tu catálogo
El peso y las dimensiones afectan al almacenamiento y al transporte. Los productos frágiles, de alto valor o sujetos a requisitos específicos pueden necesitar más protección, manipulación o controles.
Un catálogo amplio, con muchas referencias o SKU, puede aumentar la complejidad del almacenamiento y la preparación. Su impacto depende de cómo se organicen las ubicaciones y los procesos.
La rotación y la estacionalidad también cuentan. Los productos que permanecen varios meses almacenados pueden representar una parte importante del presupuesto logístico.
Tus pedidos y tus compromisos de entrega
- Artículos por pedido: más unidades pueden aumentar el tiempo de preparación y las necesidades de embalaje.
- Hora límite de expedición: una hora de corte más tardía para enviar el mismo día puede exigir otra organización del personal y las recogidas.
- Rapidez de entrega: los servicios urgentes suelen tener un coste superior al de las opciones estándar.
- Destinos: las zonas de entrega y las rutas internacionales influyen en las tarifas y los requisitos operativos.
- Modalidades de entrega: ofrecer varias opciones requiere sistemas y procesos capaces de gestionarlas.
Tu organización y tus herramientas
- Ubicación del almacén: los costes del espacio y la distancia a los clientes influyen en el coste total del servicio.
- Calidad de los datos: pesos, dimensiones o códigos de barras incorrectos pueden generar comprobaciones y correcciones manuales.
- Integración técnica: una conexión fiable entre tu plataforma ecommerce, tu ERP y tus herramientas de gestión de pedidos o almacén ayuda a limitar las intervenciones manuales.
El coste medio por pedido también puede variar si aumentan las devoluciones, los pedidos con varios artículos, la dispersión geográfica de las entregas o los picos de actividad.
Modelos de tarificación logística: por operación, por espacio y por cuota
Un proveedor puede combinar varios modelos en un mismo contrato. Para compararlos, revisa las unidades de facturación, los servicios incluidos, los importes mínimos y las condiciones de las operaciones no estándar.
Facturación por operación
Este modelo vincula cada cargo a una actividad concreta: un artículo recibido, un pedido preparado, un paquete expedido o una devolución procesada.
Parte de la factura se ajusta así a tu nivel de actividad. Sin embargo, los costes de manipulación adicional, embalaje o gestión de incidencias pueden acumularse. Por eso conviene revisar la tarifa completa.
Facturación por espacio de almacenamiento
El precio refleja el espacio que utiliza tu stock durante un periodo determinado, medido en palés, cubetas, metros cúbicos o ubicaciones.
Comprueba si el proveedor calcula la ocupación media, la registrada en una fecha concreta o utiliza otro criterio. La acumulación de stock estacional y las referencias de baja rotación pueden influir considerablemente en esta partida.
Cuotas y tramos de volumen
Una cuota fija facilita la planificación cuando incluye un nivel de actividad claramente definido. Los tramos de volumen pueden modificar el precio unitario a medida que aumenta el número de pedidos.
Confirma qué incluye la cuota, qué compromisos mínimos existen y cuánto se cobra al superar el volumen acordado. Pregunta también si una nueva tarifa se aplica a toda la actividad o solo a las unidades que exceden el umbral.
Gestión interna frente a logística externalizada
- La gestión interna combina inversiones en instalaciones y equipos con gastos de personal, alquiler, sistemas y mantenimiento. Tu empresa debe dimensionar los recursos para la actividad habitual y los picos.
- La externalización transforma parte de esos costes en tarifas de servicio. Sigue requiriendo supervisión interna, seguimiento del rendimiento y un acuerdo claro sobre las responsabilidades.
Compara ambos modelos con los mismos requisitos de servicio y las mismas hipótesis de actividad. Incluye, cuando corresponda, el tiempo de gestión, la tecnología, el traslado del stock y los costes de transición.
Soluciones logísticas adaptadas a tus necesidades y presupuesto
El coste de tu logística ecommerce depende de las operaciones que quieres confiar a un proveedor. Puedes necesitar almacenamiento y preparación de pedidos, una organización logística a medida o apoyo con el transporte mientras mantienes tu almacén.
Octopia ofrece distintos niveles de servicio a través de Octopia Fulfillment, Octopia Logistics y Octopia Shipping. La solución adecuada depende de tus volúmenes, tus requisitos operativos y las actividades que quieras conservar internamente.
Descubre las soluciones logísticas ecommerce de Octopia y encuentra los servicios que se ajustan a tu negocio.
Cómo calcular tu presupuesto de logística ecommerce
Una estimación útil parte de datos fiables y de un escenario operativo definido. El objetivo es calcular una factura total realista y solicitar a los proveedores presupuestos basados en las mismas necesidades.
Reúne los datos necesarios
- Entregas de aprovisionamiento y cantidades recibidas cada mes.
- Stock medio y espacio de almacenamiento necesario.
- Número de pedidos mensuales.
- Media de líneas, unidades y paquetes por pedido.
- Pesos y dimensiones fiables de productos y paquetes.
- Volumen previsto de devoluciones y tratamiento necesario.
- Destinos y reparto entre servicios estándar y urgentes.
- Variaciones estacionales del stock y los pedidos.
- Horas límite de expedición y niveles de servicio esperados.
Cuando resulte útil, agrupa los productos por categorías representativas. Los accesorios pequeños, los artículos frágiles y los productos voluminosos pueden tener necesidades distintas de almacenamiento, preparación y entrega.
Calcula el coste total antes de comparar tarifas unitarias
Coste logístico mensual estimado = recepción + almacenamiento + preparación de pedidos + embalaje + expedición + transporte + devoluciones + cuotas y servicios adicionales.
Contabiliza cada concepto una sola vez. Si el embalaje o la expedición ya están incluidos en la tarifa de preparación, no los añadas de nuevo.
Coste logístico medio por pedido = coste logístico total del periodo ÷ número de pedidos expedidos durante ese periodo.
Utiliza el mismo alcance y periodo al comparar resultados. Un mes con una entrada importante de mercancía o muchas devoluciones puede generar una media distinta a la de un mes habitual.
Simula al menos un mes normal, uno de máxima actividad y otro de menor demanda. Así podrás comprobar cómo afectan las cuotas mínimas, el almacenamiento y los tramos de volumen al importe final.
Cómo comparar presupuestos de logística ecommerce
La tarifa inicial más baja no garantiza la factura total más económica. Un presupuesto útil detalla los servicios incluidos, las hipótesis utilizadas y los cargos aplicables cuando la actividad se sale del alcance estándar.
Solicita un presupuesto desglosado
Pide a cada proveedor que detalle:
- Recepción y manipulación del stock.
- Tarifas de almacenamiento y periodos de facturación.
- Preparación de pedidos.
- Materiales de embalaje y personalización.
- Expedición y transporte.
- Transporte y procesamiento de devoluciones.
- Alta, integración, gestión de cuenta y asistencia.
- Facturación mínima, suplementos y manipulaciones no estándar.
- Condiciones de revisión de precios y posibles costes de salida.
- Compromisos de servicio, informes y penalizaciones aplicables.
Comprueba si los importes incluyen o excluyen impuestos y qué suplementos corresponden a cada destino. Si operas en varios mercados, utiliza criterios de moneda y facturación coherentes en toda la comparación.
Para envíos a Baleares, Canarias, Ceuta o Melilla, solicita las condiciones específicas de cobertura, transporte y posibles gastos adicionales.
Compara servicios equivalentes
Revisa los mismos puntos en todas las propuestas:
- Alcance: qué operaciones de almacenamiento, preparación, transporte y devoluciones están incluidas.
- Base de facturación: cómo se cuentan los pedidos, artículos, paquetes y unidades de almacenamiento.
- Integración: qué conexiones están disponibles y cuánto cuestan el alta y la asistencia.
- Nivel de servicio: qué plazos de expedición, modalidades de entrega y tiempos de procesamiento de devoluciones se acuerdan.
- Seguimiento: qué informes, revisiones y procedimientos de resolución de incidencias se ofrecen.
Una vez iniciado el servicio, analiza el coste por pedido junto con el rendimiento operativo. La precisión de la preparación, los plazos de expedición, las reclamaciones de transporte, las devoluciones y las diferencias de stock ayudan a explicar los cambios en la factura.
Elegir la solución logística adecuada para tu ecommerce
Las tarifas de logística ecommerce combinan costes de almacén, preparación, transporte y devoluciones. El importe total depende de tus productos, del perfil de tus pedidos y del nivel de servicio que necesitas.
Un desglose claro y unas hipótesis de actividad coherentes permiten comparar proveedores en condiciones equivalentes. También te ayudan a decidir qué operaciones externalizar y cuáles mantener internamente.
¿Buscas una solución logística adaptada a tu negocio? La oferta de Octopia cubre el fulfillment ecommerce, las operaciones logísticas a medida y la gestión de envíos, con distintos niveles de servicio según tus necesidades.
